Anticipez et planifiez l’inattendu

Nous vivons dans un monde totalement imprévisible et cette vérité est multipliée par 100 lorsque l’on entreprend. Vous ne savez pas si le trafic sera interrompu ou si le métro vous permettra d’arriver à l’heure à votre rendez-vous par exemple, vous ignorez si vous finirez un projet important dans les temps, ou encore, vous n’êtes pas sûr à 100 % que votre fournisseur vous livrera à temps. L’inattendu fait partie de notre quotidien.

Paradoxalement, la seule chose que vous pouvez prévoir est l’inattendu. Sachant cela, il est préférable de vous préparer à ces événements parfois très frustrants, plutôt que de les laisser vous frapper de plein fouet.

Nous avons tendance à planifier un tas de choses à accomplir dans la même journée, malheureusement n’étant pas Wonder Woman, nous nous retrouvons totalement dépassées et là, panique à bord : plus aucune deadline n’est respectée. Je l’ai appris à mes dépens, mais la seule chose qui vous évitera des nuits blanches stressantes, est de constamment vous laisser une marge de manœuvre afin d’anticiper l’inattendu.

Cette marge va vous donner le temps de répondre à ces événements inattendus de la bonne manière et surtout, de vous adapter à ces imprévus, car vous savez tout comme moi qu’être prise au dépourvu fait grimper votre niveau de stress, et parfois, sur le coup de la panique, on répond vite, trop vite, à une situation qui méritait réflexion.

En plus de délivrer votre travail en temps et en heure, cette marge de manœuvre vous permet de créer sereinement la meilleure version possible de vos produits et services, sans précipitation, car vous aurez estimé un temps plus que nécessaire.

Ne pas anticiper l’inattendu est l’une des erreurs les plus fréquentes des entrepreneurs (je plaide coupable). Nous gérons mille choses à la fois et avant même de pouvoir dire ouf, nous nous rendons compte que le projet est à sortir demain ou que la présentation devant un jury très influent est dans moins d’une semaine. Résultat, le stress monte, nous sommes obligés d’aviser rapidement, le travail est fait à la va-vite, voire pour certains, totalement bâclé. Il en est de même dans nos vies privées. Je vais prendre un exemple qui vous parle très certainement : le départ en vacances. La majorité du temps, nous prévoyons de faire nos valises la veille du départ. Inévitablement, nous nous retrouvons à tous mettre (froissé) rapidement dans la valise à 0h00, nous dormons très peu, nous finalisons la valise le matin en oubliant la moitié de nos produits de beauté, nous quittons la maison après l’heure prévue et pour finir, un bel embouteillage nous attend. Si nous avions prévu une marge de manœuvre, nous aurions pu préparer nos valises 3-4 jours avant, ajouter les dernières choses et mettre les valises dans la voiture la veille pour tout simplement partir à l’heure le lendemain matin dans une ambiance bien plus détendue.

Nous avons tendance à imaginer le meilleur scénario et à sous-estimer le temps que nous prendra chacune des tâches à réaliser. Or dans l’entrepreneuriat, si l’on veut être sûr de présenter un produit ou service digne de ce nom, il est impératif de prévoir une marge, car une tâche peut être bien plus longue et difficile à accomplir que nous le pensions.

L’une de mes solutions à ce problème est d’ajouter 50 % au temps que j’avais initialement estimé.

Parfois, nous estimons qu’une tâche ou même un trajet nous prendra dix minutes parce que nous avons déjà réussi à le faire en dix minutes une seule fois. Peut-être était-ce un bon jour. Peut-être qu’il s’agissait d’un long week-end et qu’il n’y avait personne dans la ville. N’étant pas sûr de constamment pouvoir le faire en dix minutes (car la vie et les imprévus arrivent), il est préférable de compter large.

Vous arrive-t-il de constamment sous-estimer le temps que vous prendra une tâche en sachant consciemment que cela vous prendra plus de temps ? Si oui, je vous annonce que vous souffrez, comme la grande majorité des entrepreneurs de sophisme de planification. La première étape pour y remédier est de simplement ajouter 50 % au temps que vous jugez nécessaire. La rédaction de votre article de blog vous prendra une heure ? Ajoutez-y 30 minutes. Si le temps estimé pour vous rendre à votre rendez-vous est 10 minutes, sortez un quart d’heure plus tôt.

Cette simple méthode a un effet assez spectaculaire (bien que la méthode soit facile à mettre en place), car en plus d’éviter tout stress lié au retard, vous pourrez peut-être avoir du temps en plus pour vous reposer ou démarrer un projet plus tôt, car la tâche précédente vous a pris moins de temps que prévu, et du temps en plus, pour un entrepreneur, est un vrai cadeau.

Esther.